Tijdelijk een andere auto van de zaak? Zo voorkom je dubbele bijtelling

Je medewerker rijdt een compacte elektrische auto van de zaak, maar wil met het gezin en een caravan naar Frankrijk. Of je rijdt als dga zelf een zuinige hatchback en hebt voor een beurs een week een grote bus nodig. Mag je dan tijdelijk een andere auto meegeven zonder dat er over twee auto's bijtelling wordt gerekend? Ja, dat kan. De Belastingdienst en de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen (VNA) hebben er een vaste afspraak over gemaakt. Maar de voorwaarden zijn streng, en vanaf 2027 telt ook de pseudo-eindheffing mee.

Wat is de afspraak over een tijdelijk vervangende auto?

De Uitvoeringsafspraak Tijdelijk Vervangend Leasevoertuig (TVL) regelt dat een werknemer tijdelijk in een andere leaseauto mag rijden zonder dubbele bijtelling. Tijdens de vervanging geldt alleen de bijtelling van de vervangende auto. Voor de vaste auto is er in die periode geen bijtelling, omdat de werknemer er niet over beschikt.

De afspraak hoort bij de loonbelasting. Hij geldt dus voor werknemers met een auto van de zaak, en voor de dga die van zijn eigen bv een auto krijgt. Voor een zzp'er met een eenmanszaak werkt het anders. Daarover verderop meer. Wat bijtelling precies is en hoe je die berekent, lees je op de pagina over bijtelling.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen?

Volgens de uitvoeringsafspraak van de Belastingdienst gelden deze voorwaarden:

  • Vaste auto inleveren: de werknemer levert de vaste auto in bij de werkgever of de leasemaatschappij, inclusief papieren en sleutels of andere toegangsmiddelen. Hij mag niet over beide auto's tegelijk beschikken.
  • Schriftelijk vastleggen per vervanging: leg voor elke vervanging apart vast dat het tijdelijk is.
  • Gegevens in de loonadministratie: die afspraak hoort in de loonadministratie, met de cataloguswaarde, de datum eerste toelating en de CO2-uitstoot van de vervangende auto, de precieze periode en het kenteken van de vaste auto.
  • Echt geleased: de vervangende auto moet tegen marktconforme voorwaarden worden geleased.
  • Telkens een andere auto mag: je mag per vervanging een ander voertuig gebruiken, zolang de overige voorwaarden kloppen.

Vervang je de auto door iets anders dan een auto, zoals een scooter of e-bike? Dan telt de waarde van het privégebruik van dat vervoermiddel als loon. Een motor of scooter van de zaak heeft eigen regels. Zie motor of scooter van de zaak: 10 dingen waar je op moet letten in 2026.

Hoeveel bijtelling betaal je tijdens de vervanging?

Voor de dagen dat de werknemer in de vervangende auto rijdt, geldt de bijtelling van die auto. Het bijtellingspercentage hangt af van de datum eerste toelating en de CO2-uitstoot van de vervanger, niet van de vaste auto. Ondernemersplatform De Zaak rekent het voor met dagen: rijdt een werknemer 7 dagen van een maand van 30 dagen in een vervanger, dan geldt 7/30 van de bijtelling van de vervanger en 23/30 van de bijtelling van de vaste auto.

Een rekenvoorbeeld, met aannames:

Auto Cataloguswaarde Bijtelling Bijtelling per maand
Vaste elektrische auto (2026) €30.000 18% €450
Vervangende benzine-stationwagon €48.000 22% €880
Maand met 7 dagen vervanging (7/30 en 23/30)     €205 + €345 = €550

 

Zonder de afspraak zou in die maand over beide auto's bijtelling kunnen worden gerekend: €450 + €880 = €1.330. Met de afspraak is het €550. Let op: dit is de bijtelling, het bedrag dat bij het loon wordt opgeteld. De belasting die de werknemer betaalt, is een percentage daarvan en hangt af van zijn inkomen. Twijfel je over je eigen percentages, gebruik dan de rekenhulp van de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.

Wat verandert er in 2027 door de pseudo-eindheffing?

Vanaf 1 januari 2027 betalen werkgevers 12 procent pseudo-eindheffing per jaar over de cataloguswaarde van een benzine-, diesel- of hybrideauto die ook privé wordt gebruikt. Dat geldt ook voor een dga met een auto van de bv. Voor een tijdelijk vervangende auto stelt het kabinet in het Belastingplan 2027 twee uitzonderingen voor:

  • Vervangend vervoer bij onderhoud, reparatie of schade: een fossiele vervangende auto valt maximaal 14 dagen buiten de pseudo-eindheffing. Hoe dat werkt, staat in hoe het zit met de pseudo-eindheffing bij een fossiele vervangende auto.
  • Kortdurende verhuur, zoals een vakantieauto: één periode van maximaal zeven aaneengesloten dagen per auto per jaar valt erbuiten. Volgens Salaris Vanmorgen is er een amendement in voorbereiding om die termijn naar 14 dagen te brengen.

Deze uitzonderingen zijn nog niet definitief: de Tweede en Eerste Kamer moeten nog stemmen. Kies je in 2027 bij een langere vervanging voor een volledig elektrische auto, dan speelt de pseudo-eindheffing helemaal niet. Meer achtergrond lees je in fossiele auto van de zaak vanaf 2027: betaal jij als ondernemer fors extra?

Let op als dga

De afspraak geldt ook voor de dga, maar de Belastingdienst kijkt daar kritischer naar. In de uitvoeringsafspraak staat dat bij een directeur-grootaandeelhouder getwijfeld kan worden aan de realiteitswaarde van de schriftelijke afspraak: je maakt die afspraak immers met je eigen bv. Zorg daarom dat je kunt aantonen dat de vaste auto echt is ingeleverd, bijvoorbeeld met een inleverbewijs van de leasemaatschappij of garage. Twijfel je of een bv bij je past, lees dan waarom sommige ondernemers liever via een bv leasen.

En als zzp'er met een eenmanszaak?

De TVL-afspraak is gemaakt voor de loonbelasting en geldt niet voor een ondernemer in de inkomstenbelasting. Voor een zzp'er met een auto van de zaak telt de bijtelling als je meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met een auto die tot je onderneming hoort. Blijf je daaronder, dan moet je dat kunnen aantonen met een sluitende rittenregistratie.

Huur je als eenmanszaak tijdelijk een extra auto, bijvoorbeeld voor een vakantie, bespreek dan met je boekhouder hoe je die verwerkt. Een vakantieauto die je privé huurt en betaalt, is geen zakelijke kostenpost. Een auto die je zakelijk huurt en ook privé gebruikt, kan wel gevolgen hebben voor je bijtelling. Hoe je bijtelling in het algemeen beperkt, lees je in hoe kun je voorkomen dat je bijtelling moet betalen?

Vervangend vervoer bij financial lease regel je zelf

Bij operational lease zit vervangend vervoer vaak in het contract. Bij financial lease niet: je bent economisch eigenaar en regelt onderhoud, reparatie en vervangend vervoer zelf. Dat heeft een voordeel. Je kiest zelf de garage en bepaalt zelf wanneer je een grotere auto huurt. Het nadeel is dat je zelf moet zorgen voor een vervanger en voor de juiste administratie. Kijk ook naar je polis: sommige autoverzekeringen bieden vervangend vervoer bij schade. Lees welke verzekeringen je nodig hebt bij financial lease en of je bij financial lease zelf mag kiezen waar je onderhoud laat doen.

Heb je structureel twee auto's nodig, bijvoorbeeld een elektrische auto voor dagelijks gebruik en een bus voor klussen? Dan is een tijdelijke vervanger geen oplossing. Lees dan meerdere auto's via financial lease: timing is alles. En ga je met je auto van de zaak naar het buitenland, kijk dan in met een leaseauto op vakantie wat je vooraf moet regelen.

Checklist tijdelijke vervanging

  • Vooraf: check of je leasecontract tijdelijke vervanging toestaat en wat het kost.
  • Afspraak: leg per vervanging schriftelijk vast dat het tijdelijk is, met periode en kenteken van de vaste auto.
  • Inleveren: laat de vaste auto met sleutels en papieren inleveren en bewaar het bewijs.
  • Gegevens vervanger: noteer cataloguswaarde, datum eerste toelating en CO2-uitstoot.
  • Bijtelling: verwerk de bijtelling van de vervanger voor de dagen van de vervanging.
  • Vanaf 2027: houd bij een fossiele vervanger de dagen bij voor de pseudo-eindheffing.

Dit artikel is algemene informatie en geen persoonlijk belastingadvies. Twijfel je wat dit betekent voor jouw auto van de zaak? Stel je vraag via WhatsApp. Je krijgt antwoord van een echt persoon, niet van een chatbot.

Bronnen