BTW voor ZZP'ers, 8 dingen die jij moet weten

Als startende ondernemer of ZZP'er kom je al snel in aanraking met de Belasting op Toegevoegde Waarde, beter bekend als BTW. Zeker als je een auto via financial lease aanschaft, is het belangrijk om te begrijpen hoe BTW werkt. In dit artikel leggen we je de belangrijkste regels uit en laten we zien waarom financial lease BTW-technisch aantrekkelijk kan zijn.

1. Hoe werkt BTW eigenlijk?

BTW wordt vaak verward met omzetbelasting, maar dat klopt niet helemaal. Je rekent inderdaad BTW over je omzet, maar daar houdt het niet op. De BTW die je zelf betaalt over zakelijke aankopen – de voorbelasting – mag je namelijk weer aftrekken. Je draagt dus alleen het nettoverschil af aan de Belastingdienst.

Belangrijk voor starters: Heb je weinig omzet maar wel startkosten? Dan kan je BTW-aangifte zelfs negatief zijn. Je krijgt dan geld terug. Dit geldt ook voor uitgaven die je deed voordat je je inschreef bij de KvK, als je kunt aantonen dat deze voor je bedrijf waren.

2. Welke BTW-tarieven zijn er?

In Nederland werken we met drie BTW-tarieven:

21% – het standaardtarief voor de meeste diensten en producten
9% – het verlaagde tarief voor basisbehoeften zoals voedsel
0% – vrijstelling voor bijvoorbeeld zorg en onderwijs

Als ZZP'er reken je meestal één vast tarief. Een veelgemaakte fout: je bent softwareontwikkelaar (21% BTW) en rekent reiskosten door aan je klant. Op OV zit 9% BTW, dus die reken je toch ook door? Nee. Jij levert een softwaredienst, dus je rekent 21% over alles wat je factureert, inclusief doorberekende kosten.

3. Voorbelasting: niet alles is aftrekbaar

De BTW die je betaalt over zakelijke aankopen mag je meestal aftrekken als voorbelasting. Maar let op: niet alle BTW is aftrekbaar. De belangrijkste uitzondering? Horeca. Een zakenlunch is wel aftrekbaar als kostenpost, maar de BTW erop niet.

Grappig detail: koop je een pak koffie voor het espressoapparaat op kantoor? BTW aftrekbaar. Bestel je een koffie in het café op de hoek? BTW niet aftrekbaar.

Bewaar daarom altijd je bonnetjes. Een bankafschrift is niet voldoende om voorbelasting terug te vragen.

4. Auto en BTW: marge of BTW-auto?

Bij de aanschaf van een auto via financial lease heb je keuze uit twee opties: een marge-auto of een BTW-auto. Het verschil zit hem in hoe de BTW wordt verrekend.

Marge-auto
Bij een marge-auto is de BTW al verrekend in de prijs. Je betaalt geen aparte BTW over de auto, wat betekent dat je ook geen voorbelasting kunt terugvragen. Dit is vaak het geval bij jonge gebruikte auto's. Het voordeel? De totaalprijs ligt vaak lager. Het nadeel? Als BTW-plichtige ondernemer kun je de BTW niet terugvragen, waardoor je auto effectief duurder uitpakt.

Wanneer interessant? Als je niet BTW-plichtig bent (bijvoorbeeld door de KOR of omdat je in een vrijgestelde sector werkt). Dan maakt het niet uit dat je geen BTW terug kunt vragen, en profiteer je van de vaak lagere aanschafprijs.

BTW-auto
Bij een BTW-auto betaal je 21% BTW over de aanschafwaarde. Als BTW-plichtige ondernemer kun je deze BTW als voorbelasting terugvragen. Dat maakt de auto een stuk goedkoper. Let op: je moet de auto wel volledig zakelijk gebruiken om de volledige BTW terug te kunnen vragen. Bij gemengd gebruik (zakelijk én privé) kun je slechts een deel terugvragen.

Wanneer interessant? Als je BTW-plichtig bent en de auto (grotendeels) zakelijk gebruikt. De BTW-teruggave kan flink oplopen – op een auto van €30.000 gaat het om ruim €5.000.

BTW op je maandbedrag: financial lease vs operational lease
Hier wordt het interessant. Bij financial lease betaal je géén BTW over je maandbedrag. Je betaalt wel BTW over de aanschafwaarde van de auto (bij een BTW-auto), maar niet over de maandelijkse termijnen. Bij operational lease of autohuur zit er wel 21% BTW op je maandbedrag.

Rekenvoorbeeld
Stel je leased een auto met een maandbedrag van €400.

Financial lease: Je betaalt €400 per maand, zonder BTW
Operational lease: Je betaalt €400 + €84 BTW = €484 per maand

Als BTW-plichtige ondernemer kun je die €84 wel als voorbelasting terugvragen, dus dan maakt het niet zo veel uit. Maar ben je niet BTW-plichtig? Dan ben je bij operational lease of huur maandelijks €84 meer kwijt die je nergens terug kunt vragen.

Wanneer is dit voordelig?
Ben je ondernemer in een sector waar je geen BTW kunt verrekenen? Denk aan:

• Zorg en welzijn
• Onderwijs
• Financiële dienstverlening
• Of heb je gekozen voor de Kleine Ondernemers Regeling (KOR)

Dan is financial lease vaak de slimste keuze. Je bespaart maandelijks 21% op je leasekosten vergeleken met operational lease of huur. Op jaarbasis kan dat behoorlijk oplopen.

5. BTW en je cashflow: let op je rekening

BTW beïnvloedt je winst niet, maar wel hoeveel geld er op je rekening staat. Krijg je €20.000 betaald van een klant? Mooi, maar vergeet niet dat je daar ruim €3.400 BTW over moet afdragen. Houd dat geld apart, anders kom je voor vervelende verrassingen te staan.

Veel ondernemers komen in de problemen door cashflowproblemen met de BTW. Je moet het geld namelijk eerst zelf betalen voordat je het via de aangifte terugkrijgt. Bij een grote aanschaf, zoals een auto, kan dat flink oplopen.

Tip: Zet de BTW die je ontvangt direct opzij op een aparte (spaar)rekening. Dan kom je niet voor verrassingen te staan.

6. BTW-vrijgesteld: voordeel of nadeel?

Sommige sectoren zijn vrijgesteld van BTW. Dat klinkt prettig, maar heeft ook nadelen. Je rekent geen BTW aan klanten (voordelig voor particulieren), maar je mag ook geen voorbelasting aftrekken. Die nieuwe laptop wordt dus niet goedkoper als ondernemer.

Voor wie vooral aan consumenten levert, kan vrijstelling voordelig zijn. Je diensten zijn immers 21% goedkoper dan die van een BTW-plichtige concurrent. Lever je vooral aan bedrijven? Dan heb je weinig voordeel, maar wel het nadeel dat je kosten hoger liggen.

7. Buitenlandse klanten en leveranciers

Doe je zaken met het buitenland? Dan kan het voorkomen dat je BTW moet "verleggen". Dat betekent dat je leverancier geen BTW rekent, en jij dit zelf moet oplossen met de Belastingdienst. Ook bij export naar het buitenland gelden speciale regels. Zorg dat je dit goed regelt, of schakel een adviseur in bij grotere bedragen.

8. De Kleine Ondernemers Regeling (KOR): meestal geen goed idee

Veel starters denken dat de KOR interessant is, maar dat valt meestal tegen. Sinds 2020 is het namelijk geen regeling meer om BTW niet af te dragen, maar een vrijstelling waarbij je géén BTW rekent. En dat betekent ook: geen voorbelasting aftrekken.

Voor de meeste starters betekent dit dat die nieuwe laptop of auto plotseling 21% duurder wordt. Alleen voor wie vooral aan particulieren levert en weinig zakelijke kosten heeft, kan de KOR interessant zijn.

Praktische tips BTW

• Begin meteen met een goede administratie. Bewaar alle bonnetjes en houd bij welke BTW je betaalt en ontvangt.
• Zet ontvangen BTW opzij. Voorkom cashflowproblemen door BTW direct te reserveren.
• Kies bewust tussen marge en BTW-auto. Ben je BTW-plichtig? Kies dan voor een BTW-auto. Niet BTW-plichtig? Dan kan een marge-auto voordeliger zijn.
• Overweeg financial lease als je niet BTW-plichtig bent. Je bespaart maandelijks 21% op je leasekosten.
• Blijf consistent in je berekeningen. Reken je BTW over bedragen inclusief of exclusief BTW? Kies één methode en blijf daarbij.

Is BTW complex?

Voor de meeste ZZP'ers en kleine ondernemers valt BTW best mee. Blijf bij de basisregels: reken BTW over je omzet, trek voorbelasting af over je kosten. Wordt het complexer of gaat het om grote bedragen? Schakel dan een adviseur in die verstand heeft van BTW-wetgeving.

En vooral: begin er meteen mee. Een goede financiële administratie vanaf dag één bespaart je later veel hoofdpijn.