De laatste BTW aangifte van het jaar, waar moet je op letten?

Je rijdt naar de sportschool, haalt boodschappen of pendelt tussen je woning en kantoor. Allemaal ritjes die niets met je bedrijf te maken hebben, maar wel in de auto van je zaak. De Belastingdienst rekent woon-werkverkeer ook als privégebruik, en dat kan een aardig bedrag opleveren dat je moet terugbetalen in je laatste btw-aangifte van het jaar.

Waarom moet je btw terugbetalen?

Wanneer je een auto tot je bedrijfsvermogen rekent, trek je de btw af op de aanschaf, het onderhoud en het gebruik. Logisch, want het is een zakelijke auto. Maar zodra je diezelfde auto ook privé gebruikt, moet je een deel van die btw terugbetalen. En daar komt de pijn: woon-werkverkeer geldt ook als privégebruik.

Dit geldt zowel voor:

• Auto's die je hebt gekocht
• Financial lease
• Operational lease

De correctie doe je één keer per jaar, in de laatste btw-aangifte van je boekjaar. Voor de meeste ondernemers is dat de aangifte over het vierde kwartaal of de maand december.

Twee manieren om te berekenen

Je hebt twee opties om de btw over privégebruik te berekenen. De keuze hangt af van hoe goed je je administratie op orde hebt.

Optie 1: Met kilometeradministratie
Heb je een sluitende kilometeradministratie bijgehouden? Dan betaal je alleen btw over het werkelijke privégebruik. Je berekent de verhouding tussen zakelijke en privé kilometers, en past die toe op de totale btw die je hebt afgetrokken.

Geen kilometeradministratie, maar wel andere bewijzen? Dat kan ook. Denk aan:

De aard van je bedrijf (webdesigner die thuis werkt versus monteur die naar klanten rijdt)

• Je functie en werkzaamheden
• Afspraken over privégebruik
• Statistische gegevens gecombineerd met je administratie

Voorbeeld Je hebt 30.000 kilometer gereden, waarvan 6.000 privé (waaronder woon-werk). Dat is 20% privégebruik. Je hebt dit jaar €3.000 btw afgetrokken op brandstof, onderhoud en afschrijving. Dan moet je 20% x €3.000 = €600 btw terugbetalen.

Optie 2: Zonder administratie (forfaitair)
Geen zin in kilometeradministratie of vergeten bij te houden? Dan geldt een forfaitair percentage van 2,7% van de catalogusprijs (inclusief btw en bpm) per jaar.

Rekenvoorbeeld

Catalogusprijs auto: €45.000 (incl. btw en bpm)

Btw privégebruik: 2,7% x €45.000 = €1.215

Dat lijkt veel, maar bedenk: dit dekt al je privékilometers voor het hele jaar, inclusief al het woon-werkverkeer.

Wanneer geldt 1,5% in plaats van 2,7%?

In twee situaties betaal je minder:

1. Auto ouder dan 4 jaar Vindt het privégebruik plaats later dan vier jaar na aanschaf? Dan geldt 1,5% in plaats van 2,7%.

2. Geen btw afgetrokken bij aanschaf Heb je een marge-auto gekocht of een auto van een particulier (zonder btw-aftrek)? Ook dan gebruik je 1,5%.

Let op: naar rato bij tussentijdse aanschaf
Koop je de auto halverwege het jaar? Dan bereken je het percentage naar evenredigheid.

Voorbeeld Je koopt op 1 september een auto met catalogusprijs €45.000. Je gebruikt hem 4 maanden in dat jaar.

Berekening: 4/12 x 2,7% x €45.000 = €405

De maximale correctie: geen nasleep bij dure auto's

Goed nieuws: de btw-correctie voor privégebruik kan nooit hoger zijn dan wat je daadwerkelijk hebt afgetrokken. Dit voorkomt dat je bij dure auto's jarenlang veel moet terugbetalen.

In de eerste 4 jaar na aanschaf geldt: Maximum correctie = btw onderhoud/gebruik dit jaar + 1/5 deel van btw aanschaf

Voorbeeld

Auto gekocht voor €18.150 (btw aanschaf: €3.150)
Dit jaar btw afgetrokken: €210 onderhoud + €525 gebruik = €735
Catalogusprijs: €75.000

Normaal zou je betalen: 2,7% x €75.000 = €2.025
Maar maximum is: €735 + (1/5 x €3.150) = €735 + €630 = €1.365

Je betaalt dus €1.365 in plaats van €2.025.

Na 4 jaar of bij auto zonder btw-aftrek: Maximum = alleen btw onderhoud + gebruik van dat jaar

Gemengd gebruik? Ook dan corrigeren

Gebruik je de auto deels voor belaste omzet en deels voor vrijgestelde omzet? Dan verlaag je de correctie naar evenredigheid.

Voorbeeld

Auto gebruikt voor 40% vrijgestelde omzet
Btw privégebruik berekend: €1.215
Je hebt ook maar 60% btw afgetrokken
Correctie: 60% x €1.215 = €729

Woon-werkverkeer: waarom het zo veel uitmaakt

Veel ondernemers onderschatten hoeveel kilometers ze pendelen. Reken maar eens mee:

Realistisch voorbeeld ZZP'er

Woon-werkafstand: 20 kilometer enkele reis = 40 km/dag
Werkdagen per jaar: 200
Woon-werkkilometers: 40 x 200 = 8.000 km
Privé overig (weekenden, boodschappen): 2.000 km
Totaal privé: 10.000 km

Bij een totaal van 25.000 km per jaar is dat 40% privégebruik. Bij een auto waar je €4.000 btw op hebt afgetrokken, moet je dus €1.600 terugbetalen. Dat is bijna het bedrag van het forfait (2,7% bij een catalogusprijs van €60.000).

Hoe vul je het in?

In de laatste btw-aangifte van het jaar vind je de rubriek "privégebruik":

Bij forfaitaire methode (2,7% of 1,5%):

Linkerkolom (grondslag): vul 0 in
Rechterkolom (btw): vul het berekende bedrag in

Bij kilometeradministratie:

Linkerkolom: grondslag waarover btw berekend is
Rechterkolom: btw-bedrag

Heb je nog ander privégebruik (bijvoorbeeld een nieuwe computer voor thuis)? Tel alle bedragen bij elkaar op.

Eigen bijdrage van werknemers

Heb je personeel dat privé rijdt in de bedrijfsauto en betalen zij daar een vergoeding voor? Dan wordt het iets ingewikkelder.

De vergoeding moet kostendekkend zijn. Dat betekent: alle kosten (ook die zonder btw zoals verzekering en motorrijtuigenbelasting) moeten gedekt zijn.

Is de vergoeding kostendekkend? Dan draag je btw af over de vergoeding die de werknemer betaalt.

Is de vergoeding niet kostendekkend? Vergelijk twee bedragen:

• Btw over de werkelijke vergoeding
• Btw via de 2,7%-regeling

Het hoogste bedrag geldt. Of je verhoogt de vergoeding fictief naar een kostendekkend bedrag.

Veelgemaakte fouten

1. Vergeten dat het woon-werkverkeer mee moet "Ik rij alleen naar kantoor, dat is toch zakelijk?" Nee, woon-werkverkeer is privé.

2. Geen correctie doen De correctie moet in de laatste aangifte. Vergeet je het, dan krijg je naheffing met boete.

3. Verkeerde catalogusprijs Let op: inclusief btw én bpm. Niet de netto aanschafprijs.

4. Niet naar rato rekenen Aanschaf in september? Dan niet het volle bedrag voor het hele jaar berekenen.

5. Te veel terugbetalen Check altijd het maximum. Je hoeft nooit meer terug te betalen dan je hebt afgetrokken.

Hulpmiddel van de Belastingdienst

De Belastingdienst heeft een rekenhulp: "Btw of btw-aftrek over uw auto berekenen". Handig om door te rekenen welke methode voor jou het gunstigst is.

Let op: dit hulpmiddel werkt niet als je personeel een eigen bijdrage betaalt voor privégebruik.

DGA's en rechtspersonen

Heb je een bv en rijd je als directeur-grootaandeelhouder in een auto van de zaak? Dan ben je voor de btw geen ondernemer, maar werknemer. De bv is de ondernemer. Voor de btw-aftrek word je behandeld als gewone werknemer.

Deadline: let op je boekjaar

Voor de meeste ondernemers valt de correctie in de laatste aangifte van het kalenderjaar (Q4 of december). Maar heb je een afwijkend boekjaar? Dan doe je de correctie in de laatste aangifte van dat boekjaar.

Uitzondering: Is je boekjaar langer dan één kalenderjaar? Dan moet de btw voor privégebruik in de laatste btw-aangifte van het kalenderjaar waarin het privégebruik plaatsvindt.

Conclusie: bereken vooraf wat voordeliger is

Met een catalogusprijs van €45.000 betaal je forfaitair €1.215. Bij 30% privégebruik en €3.500 afgetrokken btw zou je met een kilometeradministratie €1.050 betalen. In dit geval scheelt een kilometeradministratie je €165.

Bij veel privégebruik (meer dan 40%) kan de forfaitaire methode juist goedkoper zijn. Reken dus van tevoren uit wat jou het minste kost.

En vergeet vooral niet: de correctie moet in de laatste aangifte. Mis je die, dan volgt naheffing inclusief boete en rente.

Heb je vragen over btw en privégebruik van je auto?

De Belastingdienst is bereikbaar via 0800-0543 (kies optie ondernemers). Bij twijfel over de juiste verhouding zakelijk/privé kun je ook een vooroverleg aanvragen. Ben je op zoek naar een andere auto? Overweeg financial lease, hiermee vertaal je de investering in een nieuwe auto in hapbare maandelijkse bedragen en wordt je eigenaar van de auto. Bij Financial Lease ZZP heb je keuze uit meer dan 20 duizend auto's waar je direct de aanvraag op kunt doen.